В ходе подготовки бюджета планы продаж и производства преобразуются в показатели доходов и расходов отделов. Для того чтобы каждый отдел мог достичь своих целей, материалы должны быть заказаны в рамках плана расходов. Для этого составляется бюджет закупок.
Бюджет закупок содержит информацию о финансово-экономических показателях, характеризующих эффективность бизнес-процесса закупок. В зависимости от сложности организации этого бизнес-процесса выбирается структура бюджета закупок.
Это может быть один бюджет или целый набор бюджетов. Если компания занимается почти всеми закупками в одном отделе, то бюджет на закупки может быть один. Если бизнес-процесс закупок затрагивает несколько отделов, его можно разделить на несколько бюджетов, что ускорит подготовку и утверждение бюджета закупок.
Независимо от организационного разделения бизнес-процесса закупок между организационными подразделениями, бюджет сырья (для производственной компании) и бюджет продукта (для компании по продаже коммерческой продукции) могут быть назначены в обязательном порядке.