В каждой компании должен быть архив. В нем хранятся документы, которые по закону должны пребывать в идеальном, упорядоченном состоянии на протяжении длительного времени. Многие из бумаг должны храниться даже после того, как компания прекратила работу. В этом случае они передаются в государственные архивные фонды.
Есть разные способы решить вопрос с архивом. Можно доверить все работы профессионалам и передать бумаги на внеофисное хранение. А можно — заняться этим своими силами. В этой статье поговорим о том, как должно быть устроено правильное архивное хранение документов и на что обратить внимание при формировании хранилища.
Какие вопросы нужно решить?
Чтобы архив получился грамотным и удобным для работы, нужно заранее решить несколько вопросов:
- подготовить помещение и все для хранения;
- провести архивную обработку документов, в том числе — сформировать каталог, желательно не только обычный, но и электронный, а также продублировать обычный архив электронными копиями документов;
- обучить сотрудника, ответственного за дальнейшую судьбу хранилища, правилам работы с ним.
Помещение
Для размещения будущего хранилища нужно выбрать помещение, оптимально соответствующее требованиям, предъявляемым к хранению бумаг. В комнате должно быть темно, прохладно (но не слишком холодно), средне по влажности, она должна быть защищена от пожара, взлома, насекомых и других напастей.
Также важно предусмотреть удобные металлические стеллажи, коробки и/или папки для размещения документов.
Важно поддерживать чистоту в помещении, защищать содержимое от света и влаги.
Архивная обработка документов
Это достаточно серьезная и кропотливая работа. Она предполагает тщательный анализ каждого документа на предмет того, нужно ли его хранить в принципе, если да, то сколько по времени, а также систематизацию, составление описей, каталогизацию и правильное оформление дел.
Для того, чтобы эти работы были проведены грамотно, нужно хорошо знать законодательство в этой области, понимать, какими нормативными документами нужно пользоваться при оформлении.
На этой же стадии делается электронный архив, если принято решение пользоваться им. Мы настоятельно рекомендуем не упускать такую возможность, так как это существенно продлевает срок службы оригинальных бумаг, а также ускоряет процесс поиска и взаимодействия с любым документом.
Обучение сотрудников
Естественно, для того, чтобы работа с архивом продолжалась на регулярной основе, а само хранилище поддерживалось в идеальном состоянии, нужно, чтобы ответственный за архив сотрудник хорошо знал свое дело. А значит — необходимо обучить его! Для этого профессиональные архивисты проводят специальные семинары, курсы и практические занятия.
Один раз вложиться деньги в обучение персонала — значит, навсегда защитить себя от ошибок и проблем, которые они могут вызвать.
